Jakie są rodzaje umów udziałowców oraz jak (i po co!) je sporządzać?

W każdej współpracy, nawet najlepszej, przychodzi moment kiedy ustalenia między wspólnikami trzeba przełożyć na umowę. Naturalnym wyborem jest w tym przypadku umowa spółki, która – wraz z dojrzewaniem spółki – często przeistacza się z prostego wzoru z S24 w bardziej złożony konstrukt. Jednak nie wszystkie postanowienia nadają się lub mogą być zawarte w umowie spółki. Dzieje się tak z wielu powodów.

Dlaczego umowa spółki to za mało?

Jawność umowy spółki: Umowa spółki jest dokumentem publicznym, co oznacza, że każdy może ją zobaczyć w Publicznym Rejestrze Sądowym (PRS). To sprawia, że wszystkie zawarte w niej informacje są dostępne dla każdego, kto jest zainteresowany, w tym konkurencji czy potencjalnych inwestorów.

KSH reguluje zasady funkcjonowania spółek w Polsce i wprowadza pewne ograniczenia. Przykładem jest „złota akcja”, która daje specjalne prawa jednemu z udziałowców, na przykład prawo weta w ważnych decyzjach. Takie specjalne uprawnienia mogą być sprzeczne z KSH i nie mogą być zapisane w umowie spółki. 

Ryzyko odrzucenia przez KRS: Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) może odrzucić rejestrację umowy spółki, jeśli zawiera ona postanowienia odnoszące się do innych umów, które nie są składane razem z nią. 

W tym momencie umowę spółki (jawną) warto uzupełnić umową wspólników, która jest niejawna i daje znacznie szersze pole do tego co możemy nią uregulować. 

Rodzaje umów udziałowców

Umowa Spółki: Definiuje zasady założenia, wkłady kapitałowe, prawa i obowiązki wspólników. Powinna określać, zasady podejmowania decyzji, podziału zysków lub strat, a także procedury wyjścia i sprzedaży udziałów. Może ona w pewnym stopniu regulować także zasady programów motywacyjnych dla kluczowych menedżerów i pracowników funkcjonujące w spółce.

Umowa Wspólników: Zawiera inne istotne postanowienia regulujące sytuację w spółce, jak np. zaangażowanie wspólników i sankcje z tym związane, ESOP, zasady wynagradzania wspólników , czy ograniczenia w zakresie działalności konkurencyjnej i wyłączności operacyjnej. Zabezpiecza przed konfliktami, chroni mniejszościowych wspólników, reguluje elastyczność sprzedaży udziałów i może zawierać mechanizmy zapewniające utrzymanie kluczowych talentów. Powinna też zapewniać zaangażowanie wspólników w sprawy spółki poprzez stworzenie odpowiednich mechanizmów motywacyjnych.

Oto przykład: Wspólnicy poza spółką zaangażowani są w inne działalności. Jest wśród nich Jarek, który poza Spółką pełni funkcję dyrektora w firmie produkującej gwoździe. Wspólnicy są między sobą umówieni, że Jarek do czasu aż nie będzie w stanie otrzymywać wynagrodzenia ze Spółki w kwocie przynajmniej 10 tys. złotych netto, będzie zaangażowany jedynie na 1/4 swojego czasu zawodowego, jednak docelowo zamierza w 100% poświęcić się działalności Spółki. Takie postanowienia nie nadają się do umowy spółki, jednak idealnym miejscem dla nich jest umowa wspólników.

Po co spisywać umowy udziałowców?

Brak pisemnych umów pomiędzy wspólnikami to otwarte drzwi dla chaosu, nieporozumień i ograniczeń w rozwoju firmy. Pewnie każdy founder słyszał o tym, że “umowy pisze się na złe czasy”, co, szczególnie w dobrych czasach, może wydawać się nieco wyświechtanym frazesem, jednak niezmiennie się sprawdza.  

Podsumowanie

Pisemne umowy udziałowców to nie tylko formalność. To narzędzie, które chroni interesy wszystkich wspólników, zapewniając stabilność i przewidywalność w działaniu spółki. Dzięki nim można uniknąć wielu problemów i skoncentrować się na rozwoju firmy. Pisząc umowy na złe czasy, przygotowujemy firmę na każdy scenariusz, co jest kluczem do długoterminowego sukcesu.

Jakub Kozioł Managing Partner

jakub.koziol@theheart.legal

(+48) 600 818 015