Regulamin e-sklepu i polityka prywatności - jak je stworzyć

Zarówno regulamin e-sklepu, jak i polityka prywatności są dokumentami, które przysparzają sprzedającym sporo problemów. Co prawda, przepisy prawa wskazują obowiązkowe elementy obu dokumentów, ale nie oznacza to jednak, że stosowane przez wielu sprzedających regulaminy i polityki prywatności są zgodne z prawem i wolne od postanowień niedozwolonych. Jak je stworzyć?

Obowiązek e-sklepów – regulamin i polityka prywatności

Przedsiębiorcy sprzedający online muszą pamiętać o obowiązku umieszczenia na stronie internetowej sklepu jego regulaminu oraz polityki prywatności. Dokumenty te powinny być sporządzone w sposób przejrzysty. Ponadto, zarówno regulamin, jak i polityka prywatności powinny być napisane prostym i zrozumiałym dla potencjalnych klientów językiem. Dokumenty powinny zostać umieszczone w łatwo dostępnym miejscu, tak, aby użytkownicy korzystający z e-sklepu nie mieli problemu z zapoznaniem się z ich treścią. Zgodnie z prawem, kupujący powinien mieć możliwość zapoznania się z treścią regulaminu sklepu internetowego najpóźniej w chwili złożenia przez niego zamówienia. Zgodnie z orzecznictwem, „jeżeli jedna ze stron posługuje się wzorcem umowy w postaci elektronicznej, powinna udostępnić go drugiej stronie przed zawarciem umowy w taki sposób, aby mogła ona wzorzec ten przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności” (wyrok SA w Warszawie z 15 marca 2013 roku, VI ACa 1245/12). Natomiast polityka prywatności powinna być udostępniona najpóźniej w momencie zbierania danych.

Jak stworzyć regulamin e-sklepu

Sprzedający powinien zadbać o prawidłowość treści regulaminu sklepu internetowego, a także o zamieszczenie w nim wszystkich niezbędnych postanowień. Dlaczego jest to ważne? Ponieważ zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, kupujący nie jest związany postanowieniami regulaminu e-sklepu, które nie zostały mu udostępnione w sposób wskazany w art. 8 ust. 1 pkt 2 wspomnianej ustawy, zgodnie z którym „usługodawca nieodpłatnie udostępnia usługobiorcy regulamin przed zawarciem umowy o świadczenie takich usług, a także – na jego żądanie – w taki sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się usługobiorca”.

Jakie informacje powinny się znaleźć w regulaminie e-sklepu

Przepisy prawa wskazują, jakie informacje powinny się znaleźć w regulaminie e-sklepu. Zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, w jego treści powinny znaleźć się postanowienia dotyczące:

„rodzaju i zakresu usług świadczonych drogą elektroniczną,
warunków świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca i zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym,
warunków zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną,
trybu postępowania reklamacyjnego”.

Dane identyfikujące sprzedawcę

W treści regulaminu sklepu internetowego powinny obowiązkowo znaleźć się dane identyfikujące sprzedawcę. Nie ma przy tym znaczenia, czy sprzedający jest osobą fizyczną, prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, czy jest spółką kapitałową. Wśród tych danych należy wymienić m.in. nazwę firmy, adres prowadzonej działalności, dane rejestrowe (NIP, KRS) oraz dane kontaktowe.

Wymagania techniczne

Prawo narzuca na przedsiębiorców obowiązek zamieszczenia w regulaminach e-sklepów wymagań technicznych, jakie powinny posiadać urządzenia potencjalnych klientów, którzy chcą korzystać ze sklepu internetowego. Chodzi tutaj m.in. o wytyczne dotyczące systemu operacyjnego, wersji przeglądarki internetowej oraz obowiązek zainstalowania dodatkowych wtyczek niezbędnych do obsługi strony. Dobrą praktyką jest zamieszczenie w dokumencie zakazu dostarczania przez użytkowników treści o charakterze bezprawnym.

Rodzaj i zakres usług

Właściciele e-sklepów w swoich regulaminach muszą zamieszczać informacje na temat rodzaju i zakresu świadczonych usług. Należy podkreślić, że nie chodzi tylko i wyłącznie o sprzedaż produktów, ale również o wszystkie inne usługi, jakie realizuje sprzedający. Wymienić wśród nich można m.in. wysyłkę newslettera, możliwość rejestracji konta, etc.

Warunki zawierania i rozwiązywania umów

Kolejnym obligatoryjnym elementem regulaminu e-sklepu są warunki zawierania i rozwiązywania umów. Sprzedający ma obowiązek wskazać kupującym, jaki rodzaj umowy będzie zawierany pomiędzy stronami, a także, w którym momencie dochodzi do jej zawarcia –przykładowo, czy do zawarcia umowy dochodzi w momencie złożenia zamówienia przez kupującego, czy może jednak dopiero po akceptacji złożonego zamówienia przez przedsiębiorcę. Ponadto, przedsiębiorca zobowiązany jest określić zasady i metody dokonywania płatności, a także termin realizacji umowy. Sklep powinien również określić sposoby dostawy zamówienia. Poza tym, w treści regulaminu powinno znaleźć się pouczenie kupujących o przysługującym im prawie do odstąpienia od umowy.

Prawo konsumenta do odstąpienia od umowy na odległość

Zgodnie z prawem, konsument, który zawarł umowę na odległość ma prawo odstąpić od niej bez podawania przyczyny. W przypadku zakupów przez Internet ma na to 14 dni od odbioru zamówienia przez niego lub osobę przez niego wskazaną. Warto podkreślić, że przedsiębiorca ma obowiązek powiadomić go o tym prawie. Jeśli tego nie zrobi, kupujący może skorzystać z tego uprawnienia w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Jeżeli jednak w tym okresie sklep przekaże kupującemu taką informację, to termin na odstąpienie od umowy upływa po 30 dniach od momentu jej otrzymania. Poza tym, przedsiębiorca, który umożliwia kupującym złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy drogą elektroniczną, zobowiązany jest do niezwłocznego potwierdzenia kupującemu otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od umowy złożonego w ten sposób.

Tryb postępowania reklamacyjnego

Kolejnym elementem regulaminu sklepu internetowego jest opis trybu postępowania reklamacyjnego. Przedsiębiorca ma obowiązek poinformować klientów o trybie postępowania reklamacyjnego. W regulaminie powinny znaleźć się postanowienia dotyczące terminów złożenia i rozpatrzenia reklamacji. Kolejne kwestie, które powinny zostać opisane w treści regulaminu e-sklepu dotyczą uprawnień, jakie przysługują konsumentowi w związku z reklamacją oraz przebieg procedury reklamacyjnej.

Postanowienia niedozwolone w regulaminach e-sklepów

Sprzedający powinni wystrzegać się postanowień niedozwolonych w treści regulaminu. Czym one są? Postanowienia niedozwolone nazywane są również klauzulami abuzywnymi. To postanowienia, które nie zostały indywidualnie uzgodnione z konsumentami, a rażąco naruszają ich interesy oraz kształtują ich prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami. Warto wiedzieć, że takie postanowienia nie są dla kupujących wiążące.

Wśród postanowień niedozwolonych zamieszczanych w regulaminach sklepów internetowych można wymienić przede wszystkim te, które ograniczają lub wyłączają odpowiedzialność sprzedającego za zgodność zamówionego towaru z opisem. Innym przykładem są klauzule ograniczające lub wyłączające odpowiedzialność sklepu za działania podmiotów dostarczających konsumentom zakupiony produkt oraz ograniczające uprawnienia konsumenta do odstąpienia od umowy zawartej na odległość.

Polityka prywatności – co to jest i czy jest obowiązkowa

Polityka prywatności to dokument, który zawiera informacje wskazane w art. 13 i art. 14 RODO. Dokument ten musi umieścić na swojej stronie internetowej każdy przedsiębiorca, który pobiera dane osobowe od użytkowników Internetu korzystających z jego strony. Celem polityki prywatności jest przekazanie użytkownikom informacji wymaganych przez ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Treść polityki prywatności powinna być przystępna dla potencjalnych klientów, czyli musi być napisana prostym i zrozumiałym dla nich językiem.

Co musi zawierać polityka prywatności?

Zgodnie z art. 13 i art. 14 RODO, w treści polityki prywatności powinny znaleźć się przede wszystkim dane przedsiębiorcy, w tym dane kontaktowe. Jeśli przedsiębiorca wyznaczył inspektora ochrony danych, jego dane również mają się znaleźć w treści tego dokumentu. Poza tym, polityka prywatności powinna zawierać cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawę prawną ich przetwarzania, a także prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora lub przez stronę trzecią. Przedsiębiorca zobowiązany jest również zamieścić w polityce prywatności informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców. Ponadto, zgodnie z art. 13 i art. 14 RODO, sprzedający musi zamieścić w treści tego dokumentu, „gdy ma to zastosowanie – informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez Komisję odpowiedniego stopnia ochrony lub w przypadku przekazania, wzmiankę o odpowiednich lub właściwych zabezpieczeniach oraz informacje o sposobach uzyskania kopii zabezpieczeń lub o miejscu ich udostępnienia”.

Jak stworzyć politykę prywatności krok po kroku

Sprzedający zobowiązany jest w szczególności do poinformowania kupujących o okresie przechowywania przez niego ich danych osobowych. Poza tym, musi powiadomić użytkowników o przysługującym im prawie do żądania od administratora dostępu do ich danych osobowych, a także prawie do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz o prawie do przenoszenia danych. W treści polityki prywatności powinny również znaleźć się informacje:

„o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego,
czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych;
zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4, oraz – przynajmniej w tych przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą”.

Czy polityka prywatności musi zawierać informację o plikach cookies?

A co z plikami cookies? Czy polityka prywatności musi je zawierać? Obowiązek ich zamieszczania na stronie internetowej wynika nie z RODO ani ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, a z prawa telekomunikacyjnego. tzw. polityka cookies to dokument, w którym sprzedający informuje użytkowników korzystających z jego strony o stosowanych za jej pośrednictwem narzędzi śledzących, tzw. ciasteczkach. Należy podkreślić, że polityka cookies może stanowić odrębny dokument, ale równie dobrze może funkcjonować jako część polityki prywatności. Prawo dopuszcza obie opcje.