Profesjonalizacja Nadzoru i Cywilizowanie Obiegu Umów

Klient: Lider w branży dystrybucyjnej (sektor wyposażenia wnętrz), firma o ugruntowanej pozycji, zatrudniająca ponad 500 osób.

Wyzwanie Biznesowe: Firma opierała się na tradycyjnych metodach zarządzania, bez przyjętych procedur. Handlowcy większość kluczowych kwestii biznesowych ustalali poza oficjalnym systemem, co przy skali 500 pracowników generowało potężne ryzyka finansowe i operacyjne. Brak jednolitych zasad autoryzacji prowadził do sporów z dostawcami i braku kontroli nad procesem zawierania, egzekwowania, archiwizowania i zachowywania integralności umów.

Realizacja: Przeprowadziliśmy audyt procesu zawierania umów z perspektywy zaangażowanych działów w tym działu prawnego, handlowców, zarządu i innych interesariuszy, mapując ścieżkę od ustalenia handlowego do podpisania dokumentu. Na tej podstawie stworzyliśmy przejrzysty system zawierania umów.

Wdrożone rozwiązania:

• Koniec „ustaleń na gębę”: Wprowadzenie obligatoryjnych wzorców i ścieżek akceptacji, które uniemożliwiły zaciąganie zobowiązań bez autoryzacji.
• Jasne podział kompetencji w procesie zawierania umów: kto negocjuje, kto akceptuje merytorykę, a kto finalnie wiąże spółkę podpisem.
• Wdrożenie DMS: Implementacja systemu informatycznego, który „wymusił” przejście każdej umowy przez ustandaryzowaną, transparentną ścieżkę.

Rezultat: Zarząd odzyskał realną kontrolę nad strukturą zobowiązań firmy. Dzięki wyeliminowaniu chaosu komunikacyjnego i wdrożeniu sztywnych ram decyzyjnych, proces procedowania umów stał się w pełni przewidywalny i uległ radykalnemu skróceniu. Całkowicie wyeliminowano ryzyko zaciągania nieautoryzowanych zobowiązań, a liczba sporów prawnych i rozbieżności z kontrahentami, wynikających z błędnych, pozasystemowych ustaleń, spadła do minimum.